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コンプライアンス体制・リスク管理体制

スズキは、取締役会において決議した業務の適正を確保するための体制(内部統制システム)に関する次の基本方針に基づき、コンプライアンス体制やリスク管理体制の充実に取り組んでいます。

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. ①取締役会は、当社及び当社の連結子会社(以下「スズキグループ」)の役員及び従業員が健全に職務を遂行するための「スズキグループ行動指針」を制定し、その周知・徹底の状況を監督する。
  2. ②取締役会の下に、経営企画担当役員を委員長とするコーポレートガバナンス委員会を設置する。コーポレートガバナンス委員会は、コンプライアンスの徹底に関する施策を展開し、また、関係部門との連携により組織横断的な課題への取り組みを推進する。
  3. ③各本部長は、所管部門の業務分掌を明確に定めるとともに、所管業務に関連する法令等の遵守、承認・決裁手続、他部門による確認手続の定めを含む業務規程・マニュアル類を整備して関係者に周知・徹底する。
  4. ④人事部門は、経営企画部門、法務部門、技術部門をはじめ関係各部門と協力して役員及び従業員に対するコンプライアンス研修や個別の法令等の研修を継続的に実施する。
  5. ⑤スズキグループの役員や従業員が、通報をしたことにより不利益な取扱いを受けることなく法令違反等やその可能性を通報できる内部通報窓口(スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン)を当社内外に設置し、未然防止や早期是正を図る。
    経営企画部門は、内部通報制度の周知に努め、利用の促進を図る。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役会議事録その他取締役の職務の執行に係る情報は、法令及び社内規程に基づいて各担当部門が保管・管理し、取締役及び監査役が必要に応じて閲覧できるようにする。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. ①経営上の重要な事項は、審議基準に基づいて取締役会、経営会議、稟議制度等により、リスクを審議・評価したうえで意思決定を行う。
  2. ②各本部長は、所管業務において想定されるリスクの発生の未然防止や、発生した場合の対応手続の定めを含む業務規程・マニュアル類を整備し、関係者に周知・徹底する。
  3. ③大規模災害の発生に備え、行動マニュアルや事業継続計画の策定や訓練を行う。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. ①経営上の重要な事項は、経営会議等において事前審議を行う。
  2. ②取締役会は、執行役員及び本部長の職務執行に関する責任を明確にし、その執行を監督する。
  3. ③取締役会は、取締役会や経営会議等で決定した事項の執行状況について、その業務の執行責任者から適宜報告を受け、必要な指示を行う。
  4. ④取締役会は、連結子会社を含む中期経営計画を策定し、各事業部門長がその計画を達成するために定める事業年度の業務計画の進捗状況を定期的に検証する。
  5. ⑤社長直轄の内部監査部門は、この基本方針に基づく内部統制の整備・運用状況を定期的に監査し、その結果を取締役会に報告する。
    取締役会は、必要に応じて執行役員や本部長等を取締役会に出席させ、内部監査や内部通報等で判明した問題についての説明・報告を求め、是正の指示をし、その結果の報告を求める。

5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. ①取締役会は、連結子会社を含む中期経営計画を策定し、各子会社の社長はその計画を達成するための事業年度の業務計画を定める。
  2. ②当社は、子会社管理に関する規程を定め、各子会社の管理を所管する部門を明確にし、子会社から業況の定期的な報告や規程に定める事項の報告を受ける。また、子会社の経営に関する重要事項については事前に当社の承認を得ることとする。
  3. ③コーポレートガバナンス委員会は、連結子会社を含むコンプライアンスの徹底やリスク管理に関する施策を子会社の社長に展開し、関係部門との連携により必要な支援を行う。
    社長直轄の内部監査部門は、子会社の監査により「スズキグループ行動指針」の周知・徹底、コンプライアンスやリスク管理の状況、内部通報制度の整備の状況を定期的に監査し、その結果を取締役会に報告する。
    取締役会は、必要に応じて子会社の社長等を取締役会に出席させ、内部監査や内部通報等で判明した問題についての説明・報告を求め、是正の指示をし、その結果の報告を求める。
  4. ④経営企画部門は、子会社に対してスズキグループ・リスクマネジメント・ホットラインの周知を図り、子会社の役員及び従業員が法令違反等やその可能性のある問題を当社に直接通報できるようにする。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  1. ①当社は、監査役会事務局を設置し、監査役の指揮命令の下で職務を遂行する監査役専任のスタッフを置く。
  2. ②監査役会が指名する監査役はいつでも補助者の変更を請求することができ、取締役は、正当な理由がない限り、その請求を拒否しない。
  3. ③監査役会事務局のスタッフの人事異動・処遇・懲罰等は監査役会が指名する監査役の同意を要し、人事考課は監査役会が指名する監査役が行う。

7.監査役への報告に関する体制

  1. ①監査役は、取締役会以外にも、経営会議その他の重要な会議や各種委員会に出席して質問をし、意見を述べることができる。
  2. ②稟議書その他の重要書類を監査役に回覧する他、取締役会、各部門及び子会社の社長は、監査役の要請に応じて必要な情報を提出し、事業や業務の状況を報告する。
  3. ③取締役は、スズキグループに著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときは、直ちに監査役会に報告する。
  4. ④社長直轄の内部監査部門は、監査の結果を監査役会に報告する。
  5. ⑤スズキグループ・リスクマネジメント・ホットラインの窓口の一つを監査役とする。また、監査役以外の内部通報窓口への通報状況を監査役に定期的に報告する。
  6. ⑥当社は、監査役に報告をした者に不利益な取扱いをせず、子会社に対してもこれを求める。

8.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払い、償還の手続その他職務の執行について生ずる費用や債務の処理に関する事項

当社は、監査役の職務の執行について生ずる費用等を支弁するため、毎年、一定額の予算を設ける。また、監査役がその職務の執行について費用の前払い等の請求をしたときは、速やかにこれを処理する。

9.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査役は、当社の費用負担において、必要に応じて弁護士等の外部専門家から助言等を受けることができる。

上記の基本方針に基づく、2017年度における主な取り組みの概要は、次のとおりです。

[コンプライアンスに関する取り組み]

  • 役職者研修、入社後の年次研修などのすべての階層別研修にコンプライアンスに関する講座を必ず組み入れて実施しております。また、安全・環境に関わる法令等についての研修も充実させて、技術者が業務を遂行する上で遵守が求められる法令等の理解をより深めることにも取り組んでおります。さらに、Eラーニングの活用などにより、事業活動に関係するコンプライアンスへの意識向上を図っております。
  • スズキグループの内部通報制度「スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン」の周知徹底を教育・研修や啓発ポスターの全職場での掲示等により行い、コンプライアンス問題の早期把握と適切な対処に努めております。
  • コーポレートガバナンス委員会は、従業員のコンプライアンス意識の啓発や個別の法令遵守のための注意喚起を全社に向けて行うとともに、コンプライアンス事案が生じた場合は、都度これを審議して必要な措置を講じ、その内容は適宜取締役及び監査役に報告しております。

[リスク管理に関する取り組み]

  • 各部門で発生又は認識した問題は、緊急性や重要度に応じて、コーポレートガバナンス委員会や経営会議で速やかに審議して解決に繋げる体制を構築しております。
  • また、スズキグループ内において、円滑な情報伝達が行われることが問題の早期発見に有用であることから、「直ちに上司に報告する。直ちに上司に連絡する。自分の考えを持って相談する。」「現場・現物を見ることによって、対策を立て行動を起こす。」という情報伝達の基本ルールについて、経営トップが自ら指揮し、全役員及び従業員への徹底を図っております。
  • 法令違反に関するリスクについて、当社並びに国内及び海外の全子会社を対象にそれぞれの業務に関係する法令を洗い出し、その遵守状況を確認するとともに、必要に応じて是正等の措置を講じる取り組みを継続的に実施しております。
  • 各部門の業務についての社内規程の整備を継続的に行っており、効率的かつ法令等に則って適正に業務が運営される体制の強化に努めております。とりわけ、年2回、各業務の適正性を再確認し、必要な改善を図る機会を設けております。
  • 当社の「お取引先様CSRガイドライン」に則って、サプライヤーと一体となって安全・品質、人権・労働、環境、法令遵守等の社会的責任を果たすことに取り組んでおります。
  • 自然災害への対策の一環として、南海トラフ巨大地震を想定した津波避難訓練を年2回実施し、併せて、事業継続計画(BCP)の強化を図っております。

[取締役の職務の執行の効率化に関する取り組み]

  • 経営に関する重要な議題の審議に十分な時間を充てることができるように取締役会のスケジュールを設定するとともに、会議資料の早期配布を図りながら運営しております。また、取締役が業務執行状況を効率的に監督できるよう、新たな経営上の課題に対して、その執行責任者を都度明確にするよう努めております。
  • 稟議制度等により取締役及び執行役員への個別案件の決定を委任すること、月次で各部門の業務執行状況や計画進捗状況等の報告を受けること、経営上の重要課題・対策を迅速に審議、決定するために代表取締役及び関係役員等が出席する経営会議を定期的かつ必要に応じて随時開催すること等により、取締役会における意思決定の効率化を図っております。

[当社グループにおける業務の適正を確保するための取り組み]

  • 関係会社業務管理規程に従って、同規程に定められた当社における各子会社の管理担当部門が、子会社から定期的な業況報告や規程に定める事項の報告を受けるとともに、重要事項については事前に当社の承認を得るよう、子会社を管理、監督しております。
  • 「スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン」を通じて、子会社における問題の早期の把握・是正に努めております。
  • 会社業務の各分野に精通した人員を配置した内部監査部門が監査計画に基づいて、定期的に当社各部門並びに国内・海外の子会社の業務全般の適正性や効率性、法令及び社内ルールの遵守状況、資産の管理・保全状況等内部統制の整備・運用状況を、現場での監査や書面調査などで確認し、その結果に基づき、改善が完了するまで助言・指導を行っております。

[監査役監査に関する取り組み]

  • 監査役が、取締役会のほか、経営会議、コーポレートガバナンス委員会、その他の経営・業務執行に関する各種会議に出席することにより、意思決定過程を確認するとともに、必要な報告を受けることができるようにしております。
  • 監査役の情報入手に資するよう、当社及び子会社の業務執行に関する決裁書類等を閲覧できるようにするとともに、必要に応じて状況説明を行っております。
  • 「スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン」は、監査役への通報ルートを設けるとともに、監査役以外の窓口への通報についても全件速やかに監査役に報告し、社内の様々な問題に関する情報を監査役と共有するようにしております。
  • 内部監査部門が、監査結果を監査役に適宜報告し、監査役が内部監査部門との相互連携により効率的な監査を実施できるようにしております。
  • 取締役等の指揮命令系統から独立した専任のスタッフ部門である監査役会事務局が監査役の職務を補助する体制にしており、監査役会事務局のスタッフの人事考課は監査役会が指名する監査役が行い、人事異動等についてもあらかじめ監査役会が指名する監査役の同意を得て実施するようにしております。

コンプライアンス事例集

この事例集は、「スズキグループ行動指針の第6項『法令等の遵守(コンプライアンス)』に基づき、スズキグループの社員一人ひとりが個々の法令等を遵守して行動するための指針を事例的に纏めたものです。「スズキグループ行動指針」と合わせて携帯用冊子に掲載し配布しています。

スズキグループの各社員は、コンプライアンスの観点から、少なくとも、以下に従って行動することが求められます。

  • 取引上の有利な立場を濫用し、特定の条件や不利益を相手に強いるような行為や個人的利益の追求を行わないこと。
  • 政治家、公務員等に対し、会社が定めた基準を逸脱した利益・便宜を供与しないこと。
  • 規制当局に対して、常に正確な情報を提供すること。
  • お客様・取引先・公務員・協力会社・競合他社と取引をする際には、自己・親族・友人の利益のために、会社の利益を犠牲にしないこと。
  • 業務上知り得た秘密情報を適切に取り扱い、事前に会社の許可なく第三者に漏洩しないこと。
  • 未公表の会社情報に基づきインサイダー取引を行わないこと。
  • 知的財産や営業秘密が会社の貴重な財産であり、これを有償・無償を問わず外部に勝手に提供することが犯罪であることを認識し、そのような行為を行わないこと。
  • 他者の営業秘密を相手の同意なく入手することが犯罪であることを認識し、そのような行為を行わないこと。
  • 顧客情報や個人情報を取り扱う場合は、適正な方法で入手した上で厳重にこれを管理すると共に、入手目的以外では使用しないこと。

相談・連絡窓口

スズキグループの役員や従業員が、法令違反等やその可能性を通報できる内部通報窓口を当社内外に設置し、未然防止や早期是正を図るとともに、以下のように「スズキグループ行動指針」と合わせて携帯用冊子に掲載し配布するなど、役員や従業員に同制度の周知に努め、利用促進を図っています。

  • あなたが、「スズキグループ行動指針に違反する行為又はその疑いがある行為を知った場合、速やかに次のいずれかの対応を取ってください。
    • a)あなたの上司に相談する。
    • b)上司に相談することが適当でないと思う場合、あなたの会社の通報受付部門/相談窓口に連絡する。
    • c)上司や自社の通報受付部門への相談も適当ではないと思う場合、『スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン』の社外窓口に連絡する。(匿名による通報も受付)
    • d)『スズキグループ・リスクマネジメント・ホットライン』の社内窓口に連絡する。(匿名による通報も受付)
  • スズキグループは、あなたが上記の相談や連絡を行ったことにより、あなたの上司や会社から不利益な扱いを受けないことを保証します。また、通報された者などからあなたに対する報復行為も絶対に許しません。
  • あなたの通報が、問題の早期の発見及び是正によるスズキグループの損失・損害の低減に繋がる可能性がありますので、勇気を持って相談・連絡してください。

個人情報保護への取り組み

スズキが取り扱っているあらゆる個人情報(お客様、お取引先様、株主・投資家の皆様、従業員等に関する情報)は、それぞれの個人からお預かりしている重要かつ貴重な財産であり、これを慎重かつ適切に取り扱うことは法律上の義務であると同時に、スズキの社会的責務であるという深い認識のもと、「個人情報保護基本方針」を定めて、個人情報の保護に努めています。個人情報の取り扱いの詳細は社外向けホームページに掲載し公開しています。https://www.suzuki.co.jp/privacy_statement/index.html
そして、個人情報を適正に取り扱うために、社内ルールを策定し、法改正等にあわせて適宜改訂しています。このルールを従業員に周知徹底するために、スズキでは従業員研修による教育や社内ホームページによる啓発を実施して全従業員の個人情報保護に対する意識の浸透と適正な個人情報の取り扱いの徹底を図っています。また、スズキグループ各社においても「個人情報保護基本方針」を掲げ、個人情報の保護の徹底に取り組んでいます。今後も、個人情報保護体制の継続的な見直しと改善を図っていきます。

情報セキュリティの取り組み

スズキでは、「個人情報保護への取り組み」に記載のとおり、個人情報保護に関する諸規程を整備し、また、他社から提供された情報を含め、会社にとって有用な情報の管理のため、情報管理に関する諸規程を整備しています。
また、従業員に対しては、スズキグループ行動指針に秘密情報の適切な取扱いと漏えいの防止を規定することで、秘密情報の適切な取扱いを徹底しています。
情報セキュリティに関しては、情報システム及びネットワークの導入による業務改善を促進し、情報の可用性を高めながら、同時に情報漏洩・不正アクセスなどを防ぐため、情報システム及びネットワークを構築・管理・運用するための考え方・ルールを定めています。
また、停止した場合の影響が大きいサーバーや個人情報等セキュリティ上重要なデータを保存するサーバーについては、免震装置等により地震対策を施された施錠可能なサーバールームに設置しています。
スズキでは、秘密情報管理推進会議を設置しスズキグループ全体の情報管理体制の強化を図っています。

スズキの災害対策

スズキは、南海トラフ巨大地震など自然災害の発生に備えて、「従業員の命を守ること」「お客様のために早く復旧すること」を最優先に考え、被害の影響を最小限に抑えるべく、建物・設備等の耐震対策、防火対策、災害対策組織の設置を含む行動マニュアル・事業継続計画(BCP:Business Continuity Plan)の策定、地震保険への加入等、様々な対策を講じています。

災害対策

当社グループは従来より南海トラフ巨大地震を想定した様々な予防策を講じてきましたが、東日本大震災の発生を受け、津波被害が想定される静岡県磐田市竜洋地区拠点の浜松市北部の都田地区への移転、二輪車のテストコースを静岡県浜松市天竜区の青谷地区に新設する方針の決定、相良工場に集中していた軽自動車用エンジン生産の湖西工場への分散、四輪車開発拠点である相良テストコースのリスク分散も兼ねたインドの研究施設の拡充など、海外も含めた生産・研究拠点分散を実施しています。災害発生時に設置される災害対策本部の機能を向上させるため、本社では専門のコンサルティング会社の協力を得て、役員や本部各係員が参加しての訓練を定期的に実施しています。これらの活動を通じて、引き続き災害に対する対応能力を高めていきます。

地震や津波に対する地域住民への取り組み

スズキは、地域住民の方々の津波避難場所として施設の一部を登録し、年1回避難場所の見学会を開催しています。また地震が起きたときは、本社屋上に監視員を配置し、津波の発生状況を確認し、津波を発見した場合にサイレンを発報して周辺の住民の方々に知らせる仕組みを作っています。本社屋上に手動と電動のサイレンを設置し、電動サイレンは停電時に備え、専用の発電機でも発報できるようになっています。

スズキ歴史館(浜松市)で行われた津波避難場所見学会の様子

地震や津波に対する社員への取り組み

本社および各工場、製造関係会社では、従業員の命を守ることを目的に、緊急地震速報を導入しています。緊急地震速報が鳴ったら自分の身の安全を守り、津波の危険がある事業所では水の来ない場所に安全に避難できるよう全従業員参加の地震・津波避難訓練を繰り返し実施しています。災害発生時の緊急連絡手段として、各工場や全国の代理店に衛星電話や無線機等の通信機器を設置し、速やかに社員の安否確認を行える体制をとっています。毎月定期的に通信訓練を行い、非常時に備えています。
また、2012年から消防署OBによる救護法訓練を全ての事業所で実施中です。大規模災害時に自分達で止血や怪我の手当て、担架搬送、AEDを使った心肺蘇生法などが出来るように繰り返し訓練に取り組んでいます。(5年間で延べ3,860名受講)
更に、勤務時間外の安否確認の方法として地震・津波災害発生時の「安否情報システム」を導入しています。社員・家族の安否を確認できるよう、各社員が登録したメールアドレスに、“安否を問合せるメール”が自動送信され、メールを受け取った社員は、自らの安否状況を送信するシステムとなっています。

火災に対する取り組み

本社および各工場、関係会社では、想定していない出火をすべて火災と位置づけ、例えどんなに小さな火種であっても真因を究明し、有効な対策を徹底する取り組みを実施しています。また、全ての出火事例をスズキグループ全社へ展開し、類似災害を発生させないように対策の横展開に取り組んでいます。そして、いざと言う時には被害を最小限にするため、職場の誰でも初期消火活動が出来ることを目標に、消火器、消火栓を使用した消火訓練を実施しています。
また、自衛消防隊による自主防災活動の推進として、消防自動車放水訓練や小型可搬ポンプ放水訓練などを行っています。なかでも、本社、湖西工場、磐田工場、大須賀工場、豊川工場では地域の消防防災体制の充実強化に寄与している等、特に優良と認める事業所として、それぞれ浜松市、湖西市、磐田市、掛川市、豊川市から消防団協力事業所に認定されています。

浜松市沿岸域の防潮堤建設に寄付

スズキは、地震による津波対策として防潮堤の整備を進めるために、浜松市が創設した「浜松市津波対策事業募金」に2015年3月期までに総額5億円の寄付を行いました。
スズキの協力会社でつくるスズキ協力協同組合も、総額3,906万円を5年間で寄付することとしました。
近隣の8市町に対しても、地震や津波等の災害対策として2018年3月末までに総額3億1千万円の寄付を行いました。
また、災害時には津波避難基地や緊急救援ヘリポート機能などを併せ持つスポーツ施設の建設に協力するために、「浜松市スポーツ施設整備基金」にも2015年3月期までに総額5億円の寄付を行いました。

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